“我的档案该去哪里？怎么去？” 十二个问答让你了如指掌

问：向档案管理服务机构申请档案转入需要准备哪些材料？

答：流动人员人事档案管理分为个人存档和单位集体委托存档两种形式：

个人存档申请材料分为以下几种情况：

1．在户籍所在地存档需提供：存档人员有效身份证件及户籍卡。

2．在现工作单位所在地存档需提供：存档人员有效身份证件、劳动合同或就业协议书。

3．在原工作单位所在地存档需提供：存档人员有效身份证件及社保参保缴费明细证明。

4．未就业的应届高校毕业生在户籍所在地存档时，应填写档案转递申请表，高校档案管理部门根据学生填写的档案转道单位填写档案转递通知单，并附档案目录清单，以机要通信、专人送取或邮政特快等给据邮件方式转递，严禁个人自带档案，无需开具《流动人员人事档案调档函》。

单位集体委托存档申请材料：单位工商营业执照或组织机构代码证等注册登记的有效证件、单位开具的介绍信、单位法人有效身份证复印件及经办人员有效身份证件。

问：单位办理集体委托存档有哪些条件？

答：依据湘人社规〔2023〕2号文件“存档单位原则上在单位工商营业执照或组织机构代码证登记机关的同级档案管理服务机构设立单位集体账户，即省、市、县（区）各级档案管理服务机构承担同级在市场监管、民政、司法、注册会计等部门注册（或登记管理）的非公有制经济组织或社会组织聘用人员的人事档案管理。”存档单位可提交单位工商营业执照或组织机构代码证等注册登记的有效证件、单位开具的介绍信、单位法人有效身份证复印件、经办人员有效身份证件以及《单位委托集体存档申请书》，向其注册机构同级的档案管理服务机构申请开设单位委托集体存档账户并签订《流动人员人事档案单位委托集体存档服务协议》。

问：毕业后，学校将我的学籍档案交给我个人了，我应该怎么办？

答：根据人社部发〔2014〕90号文件精神，“严禁个人保管本人或他人档案。”因此，建议毕业学生尽快联系原毕业院校，由学校重新对档案进行审核，确认档案材料真实、无涂改后，将档案进行密封、盖章，使档案重新具有法律效力。再通过机要通信、专人送取或邮政特快等给据邮件方式将档案转递至所需存档机构。

如果审查发现被拆封档案里存在材料丢失，则需要找出具材料的相关单位补办，如果无法补齐原件，则需要相关单位补充出具证明，然后审核、密封、盖章。

问：非统招的学历档案如何存档？

答：国家承认的非统招学历主要包括：通过成人教育、自学考试、远程救育以及电大开放教育获取的高起专、高起本、专开本好以上学历。这类学历档案的接收一般分为两种情况：

1．已有人事档案在档案管理服务机构存档的流动人员，我取非统招学历后，对学历档案进行补充归档。如该学历档案化在学校的，可由学校以机要通信、专人送取或邮政特快等给报邮件方式直接寄往存档单位；如该学历档案在自己手中的，可将学历材料（原件且密封）连同国家教育部学信网学历认证报告（或学历电子注册备案表打印件）到存档单位进行材料补充．

2．无其他正式人事档案的流动人员，初或高中毕业后获取的非统招学历。建议对获取学历的毕业院校开具调档函，由学校以机要通信、专人送取或邮政特快等给据邮件方式按调档函要求寄往存档单位。如有高中档案的，需将高中档案补充归档，没有高中档案的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影响，经本人作出书面知情说明、承诺补充材料后予以接收。

问：人事档案中一般包含哪些材料？

答：人事档案主要包含：履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；学历学位、职称、学术、培训等材料；政审材料；党团材料；奖励材料；处分材料；工资、任免、出国、会议等材料；其他可供参考的材料。

问：人事档案（材料）遗失（缺失）应如何补办？

答：人事档案（材料）遗失（缺失）可向材料产生部门查找或补办。比如：学历材料由毕业院校补办，工作材料由工作单位补办。

问：如何在网上查询本人档案存放地点？

答：存放于湖南省人社部门公共就业和人才服务机构的档案，可通过以下途径查询：

1．湖南人社公共服务网上服务大厅【人才人事】专栏。

2．“智慧人社”微信公众号或APP【人才人事】专栏。

托管在省级教育行政部门“湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心”的档案可在湖南省教育厅政务服务旗舰店自行查询和办理相关业务。

如果通过以上方式未查询到档案所在地，还可登录全国人力资源和社会保障政务服务平台自行查询，如未查到，建议以毕业院校为源头查询档案去向，根据学校提供的档案转递记录查找档案所在地。

问：我的档案已通过学校／原单位寄往档案管理服务机构，我要如何确认档案是否到档？

答：如档案转递至湖南省人社部门公共就业和人才服务机构，您可通过“智慧人社”微信公众号或APP，在【人才人事】专栏查询档案到档情况，或拨打档案管理服务机构电话进行咨询。

问：档案内的信息有变化，需要更新吗？

答：每个人应重视本人人事档案材料的补充工作，及时将反映政治面貌、工作经历、教育培训、职业资格、职称等材料，以及工作变动中形成的劳动合同，企业录用手续及就业登记、劳动用工备案等材料，主动移交给档案管理服务机构，档案管理服务机构将甄别整理档案材料后进行归档。

问：档案在档案管理服务机构保存，如后续考研、考公、入职需要利用档案时，我应该如何操作？

答：考研考博：硕士或博士研究生报考一般需要向报考院校提供本科或硕士学历成绩单复印件、档案管理服务机构开具的存档证明或政审表格盖章。以上相关事项，存档人员可持有效身份证件前往存档服务机构办理，存档服务机构将依据档案记载出具相关证明。

考公政审：用人单位对档案进行政审一般分为现场查档、商调借阅和函件审查三种形式：

1．现场查档。用人单位指派专人（两名以上，一般为中共党员）持有效身份证件和所在单位介绍信以及被查阅人有效身份证件复印件前往存档服务机构对档案进行查阅。

2．商调借阅。用人单位提供借阅函件、借阅人有效身份证件和存档人员有效身份证复印件前往存档服务机构办理档案借阅手续，再通过机要通信、专人送取或邮政特快等给据邮件方式将档案转递至用人单位用于审查。

3．函件审查。用人单位开具政审（考察）相关函件或表格，存档服务机构依据档案材料记载出具政审证明。

入职调档：入职国有企、事业单位或其他具有人事档案保管权限的单位时，提供用人单位开具的调档函和有效身份证件向档案管理服务机构申请档案转出。

问：我的档案在档案管理服务机构托管，如何申请档案转出？

答：档案转出分为窗口办理和网上办理两种方式：

1．窗口办理。可持申请材料（调档函、存档人员有效身份证件）到本人存档地档案管理服务机构申请转出。委托他人代办业务的，另需提供委托书及存档人员有效身份证件复印件和经办人有效身份证件原件及复印件。

2．网上办理。可通过湖南人社公共服务网上服务大厅或“智慧人社”微信公众号、APP，根据流动人员人事档案转出业务办理流程，在【人才人事】专栏申请办理档案转出业务。

问：目前哪些流动人员人事档案管理服务事项可全程网办？

答：目前已实现全程网办的流动人员人事档案管理服务事项有档案的接收、档案的转出以及依据存档情况出具存档证明。您可通过湖南人社公共服务网上服务大厅或“智慧人社”微信公众号、APP，在【人才人事】专栏申请办理相关事项。也可登录全国人社政务服务平台或湖南政务服务网进行申请。

相信以上十二个问答已经可以解决大多数人的问题，再次强调一件事“严禁个人保管本人或他人档案。”   

如需要咨询相关业务，欢迎拨打流动档案室电话：0743－3790371